关于做好萧山区 2024 年学校档案工作的通知
各学校（园、单位）：
为推动全区学校档案工作继续朝着制度化、规范化方向发展，
现将做好 2024 年学校档案工作的有关事项通知如下：
一、省档案室单位创建
1．符合申报条件且计划在 2024 年创建省档案室单位的，请
填写好《萧山区教育系统 2024 年创建省档案室申报表》（附件 1）
和《萧山区教育系统 2024 年创建省档案室申报计划汇总表》（附
件 2），于 4 月 25 日前将电子稿报送给各档案工作协作组。由各
协作组推荐本年度省档案室创建单位名单，原则上各协作组推荐
创建省优秀档案室的不超过 1 所，省良好档案室不超过 2 所，并
于 4 月 30 日前将申报表和汇总表电子稿发送至鲁丹同志（浙政
钉、钉钉同号：13606708873）。
2．直属学校和高中，初中、小学、幼儿园已取得市级档案
工作目标管理单位且近两年年检有一次优秀等级的，可申报“省
级优秀档案室”。其他学校（园、单位）最高可参加“省级良好
档案室”的评价。原则上学校（园、单位）启用五年内不得参加
“省级良好档案室”及以上等级的
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数码照片档案管理方法与程序
发布：dczxyey 2015年10月14日 点击：11
数码照片档案管理方法与程序
主要内容：
n 一、数码照片的归档范围
n 二、数码照片的归档要求
n 三、数码照片的归档流程
一、数码照片的归档范围
n 《电子文件归档与管理规范》 （GB/T 18894-2002）3.1条款，对电子文件定义为，“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”数码照片其实质就是电子文件，准确地说是图像文件 。
n 《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002） 4.1 收集范围
n 一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
1. 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
2. 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3 .记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常悄况和现象的照片。
二、 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
三、其他具有保存价值的照片。
1. 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
2. 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3 .记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常悄况和现象的照片。
二、 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
三、其他具有保存价值的照片。
注意事项：
n 选择性归档
一般不把将活动中形成的数码照片全部作为归档照片、
而是有选择重要的、有代表性的、有查考利用价值的照片
进行归档。
n 归档照片数量
各单位根据本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、实际工作需要等因素来定，在实际工作中需要具体情况具体分析。
n 其他适用情况
通过扫描、数码翻拍普通照片等形成的数码照片归档方式也适用
二、数码照片的归档要求
n 要求：
1. 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
2. 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点
3. 底片、照片、说明应齐全。
4. 底片与照片影像应一致。
建立健全相关制度
3. 底片、照片、说明应齐全。
4. 底片与照片影像应一致。
建立健全相关制度
n 照片分辨率与格式
格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号
n 重点：案卷标题的拟写
n 案卷标题 = 作者 + 问题 + 文种
n （时间、地区等）
格式二：全宗号—保管期限代码—张号
大幅照片的放置：可放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm，以竖直放置为宜。
n 单张照片说明的填写：题名：
照片号：
底片号：
参见号：
时间：
摄影者：
文字说明：
n 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
n 参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
n 拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。
n 摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。
文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；可仅对题名未及内容作出补充。
n 组合照片说明的填写：
1.一组联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。单张照片说明可从简。
2.说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
3.应在说明中指出所含照片的起止张号和数量。
4.同组中每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号①②③，组联符号不宜越册。
n 5.整理照片因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。
n 6.组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。
n 目录的编制：案卷目录和卷内目录
卷内备考表
（二）具体归档工作之二——数码归档
设置类文件夹，将组文件夹对号入座（示例）
组文件夹重新命名（示例）
组文件夹题名格式：全宗号-目录号-案卷号-（本组第一张照片的照片号-本组最后一张照片的照片号）+本组简单说明
如：12-8-3-(12-18)2005全区档案工作会
每张数码照片重新命名（示例）
数码照片题名格式： 全宗号-目录号-案卷号-照片号+本张照片的简单说明
检查组题名，对不符合六要素要求进行修改
刻录光盘： 一次性写入不可擦写光盘，一式两份
（三）光盘的编号与保管
存放位置：放入光盘盒中。
编号： 按照形成年度的顺序用阿拉伯数字大流水排列； 用扣取纸贴于光盘盒盒脊，标明光盘流水号和数码照片形成年度。
标签
保管要求
n 数码照片档案背景信息登记表
数码照片档案登记卡
光盘的保管要求：
n 避免擦、划、触摸记录涂层。
n 即用即取，用毕归位。
n 竖立存放，避免挤压。
n 保持存放环境清洁，注意防尘与防光。
n 应每5年进行一次有效性、安全性检查，发现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。
谢谢！